МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ДОНЕЦКИЙ ТЕХНИКУМ ПРОМЫШЛЕННОЙ АВТОМАТИКИ ИМЕНИ А.В. ЗАХАРЧЕНКО»
Методическая разработка
учебной дисциплины ОГСЭ.03 Иностранный язык (английский)
на тему: «Правила телефонных переговоров. Электронная почта»
для студентов III курса всех специальности
Донецк 2023
Методическую разработку по теме: «Правила телефонных переговоров. Электронная почта» для студентов всех специальностей III курса
подготовила: Шевченко О.Ю.- преподаватель первой квалификационной категории Государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения «Донецкий техникум промышленной автоматики имени А.В. Захарченко»
Рецензент: Кобылянская Н.А.- преподаватель высшей квалификационной категории Государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения «Донецкий техникум промышленной автоматики имени А. В. Захарченко»
Методическая разработка по теме «Правила телефонных переговоров. Электронная почта» может быть использована преподавателями иностранного языка в учреждениях среднего профессионального образования во время изучения темы «Телефонные переговоры. Электронная почта».
Одобрена и рекомендована
с целью практического применения
цикловой комиссией филологии
протокол №__ от «__»______2023г.
Председатель ЦК _____ ____________
РЕЦЕНЗИЯ
на методическую разработку по учебной дисциплине «Иностранный язык» преподавателя Государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения «Донецкий техникум промышленной автоматики имени А.В. Захарченко» Шевченко О.Ю.
Методическая разработка по теме «Правила телефонных переговоров. Электронная почта» выполнена на высоком методическом уровне с учетом требований по составлению и оформлению учебно-методической документации по английскому языку и соответствует учебному плану, программе дисциплины «Иностранный язык» и рабочей программе.
Данное пособие содержит материал, с помощью которого ведётся целенаправленная работа с лексическим, грамматическим материалом, который помогает в изучении, систематизации и закреплении материала по теме «Правила телефонных переговоров. Электронная почта».
В пособии предлагаются информационные тексты с большим содержанием специальной, которые служат основой для всех видов речевой деятельности.
Методическое пособие расширяет кругозор студентов, развивает их интеллектуальные и моральные качества, формирует умение работать в группе, обогащает словарный запас, способствует развитию монологической и диалогической речи, играет важную роль в формировании профессиональных навыков.
Материалы методической разработки отличаются грамотностью оформления и учитывают возрастные и психологические особенности студентов.
Представленная на рецензию работа заслуживает одобрительной оценки. Она может использоваться преподавателями иностранного языка во время изучения темы «Телефонные переговоры. Электронная почта».
Рецензент: специалист высшей квалификационной категории, преподаватель цикловой комиссии филологии ГБПОУ «Донецкий техникум промышленной автоматики имени А.В.Захарченко»
Н.А.Кобылянская
Разговоры по телефону на английском языке
Многим приходится вести рабочие телефонные переговоры на английском языке. Для некоторых деловой разговор по телефону на английском – дело простое, но все же для многих разговор по телефону по-английски — это стресс, особенно пока это не вошло в привычку и не стало рутинным занятием.
Сегодня поговорим о том, как правильно построить диалог по телефону, обратим внимание на особую лексику, вооружимся полезными фразами для разговора по телефону на английском.
Начнем, пожалуй, с лексики, которую нужно знать для того, чтобы во время разговора чувствовать себя увереннее.
Лексика для телефонных переговоров.
Ex 1. Study types of telephone calls, make 10 sentences with new words and word-combinations.
Виды телефонных звонков:
A collect call | Звонок за счет абонента |
A local call | Местный вызов |
A long-distance call / a trunk call | Междугородний вызов |
A personal call | Личный звонок |
An urgent call | Срочный звонок |
Полезные существительные:
Area code | Код местности |
Buzzing | Гудок |
Connection | Связь |
Conversation | Разговор |
Extension | Дополнительный номер |
Line | Линия |
Answerphone | Автоответчик |
Operator | Телефонист |
Receiver | Трубка |
Switchboard | Коммутатор |
Appointment | Назначенная встреча |
Telephone directory | Телефонный справочник |
Полезные глаголы и выражения
Answer a call / Pick up | Ответить на звонок |
Book a call | Заказать звонок |
Call / phone / ring up | Позвонить |
Connect / put through | Дозвониться |
Cut off / disconnect | Разъединиться |
Get someone over the phone | Застать кого-то по телефону |
Hang up | Повесить трубку |
Hold on / hold the line | Подождать у телефона |
Leave a message | Оставить сообщение |
Make a call | Сделать звонок |
Sort out | Выяснить / уладить |
Speak over the phone | Говорить по телефону |
Busy signal | Занято |
Call back / phone back | перезвонить |
Перейдем непосредственно к разговору по телефону по-английски.
Ex. 2 Read the information, learn useful phrases by heart.
Отвечаем на звонок.
Отвечая на звонок по-английски необходимо сообщить абоненту, куда он дозвонился и поздороваться. Примеры фраз:
Х Company, good morning. – Компания Х, доброе утро.
Green's office, can I help you? – Офис мистера Грина, чем могу помочь?
Sale Department speaking. – Отдел продаж на связи.
John Green speaking. / This is John Smith. – Джон Грин у телефона.
John Green here. – Джон Грин у телефона. (неформальный вариант)
Если вы звоните кому-либо, в ответ на приветствие нужно представиться и уточнить цель своего звонка. Сделать это можно следующим образом.
Good morning, Greg Smith speaking. I'd like to speak to Mr. Brown, please. — Доброе утро, Грег Смит говорит. Я хотел бы поговорить с господином Брауном.
Could you put me through to Mr. Brown please? — Не могли бы вы соединить меня с мистером Брауном, пожалуйста?
I’d like to speak to Mr. Brown about deliveries, please. – Я хотел бы поговорить с господином Брауном о поставках, пожалуйста.
I am (just) calling to inform you… — Я (просто) звоню, чтобы сообщить Вам...
Представим такую ситуацию, вы подняли трубку, но человек, который нужен звонящему, временно отсутствует. В подобном случае можно использовать фразы:
Green has stepped away from his desk for a moment. I expect him back very shortly. – Г-н Смит только что вышел на минутку. Oн скоро вернется.
He is not in at the moment. – В данный момент его нет.
He is not in just now. – В данный момент его нет.
He is out of the office at the moment. — Он вышел из офиса в данный момент.
He has left for the day. – Он уехал из города на денек.
I'm afraid he is out / away / off at the moment. Can I take a message? — Боюсь, что в данный момент его нет. Что ему передать?
May I take a message? - Могу я принять сообщение?
Would you like to leave a message? — Не хотели бы Вы оставить для него информацию?
May I have him call you? – Сказать ему перезвонить Вам?
I’ll tell him you called. — Я скажу ему, что Вы звонили.
I’ll have him to phone you. – Я скажу ему перезвонить Вам.
I’ll give him your message as soon as he gets back. – Я передам ему Ваше сообщение, как только он вернется обратно.
I’ll ask him to give you a call. – Я попрошу его перезвонить Вам.
Если во время разговора Вы чего-либо не поняли — не стесняйтесь переспросить. Сделать это можно, используя следующие фразы.
I’m sorry. I didn’t get the name (number). — Извините, я не услышал имя (номер телефона).
Would you repeat that number, please? – Не могли бы Вы повторить номер телефона?
Would you spell that for me, please? – Не могли бы Вы сказать это по буквам?
Did you say...? — Вы сказали ...?
Let me repeat to make sure I understand what you said. – Позвольте мне повторить, чтобы убедиться в том, что я правильно Вас понял.
I want to be sure that I have this right. – Я хочу удостовериться в том, что правильно Вас понял.
I'd like to be sure that I understand. – Я хотел бы убедиться в том, что понял Вас.
That’s ... (repeat number or spelling the name), isn’t it? – Это... (повтор номера или фамилии), не так ли?
Если во время разговора, Вам необходимо отвлечься ненадолго – используйте следующие фразы:
Hold on just a moment, please. – Подождите минутку у телефона.
I have another call; will you hold on, please? — Мне звонят по другому телефону, не могли бы Вы подождать минутку?
Hold on; I’ll be with you in a moment. – Подождите у телефона, пожалуйста, я скоро вернусь к телефону.
Please hold on while I get that information. Thank you for waiting. – Пожалуйста, подождите, пока я получаю информацию. Спасибо за ожидание.
Если Вам нужно назначить встречу по телефону, можно сказать следующее.
I'm phoning to arrange a meeting. — Я звоню, чтобы договориться о встрече.
I’d like to see Mr. Jones. Is he free on Monday? — Я хотел бы встретиться с мистером Джонсом Он свободен в понедельник?
How about 2 o'clock? – Как насчет 2 часов?
Is he coming there soon? – Он скоро вернется?
Are you meeting the clients tomorrow? – Вы завтра встречаетесь с клиентами?
Could you manage Monday? – У Вас получится в понедельник?
What about Tuesday? – Как насчет вторника?
Shall we say two o'clock? – Скажем, в 2 часа дня?
I’m sorry, I'm out all day. – Извините, меня не будет на месте целый день.
Tuesday would be fine. — Вторник меня устраивает
Как закончить разговор по телефону по-английски? Все просто!
Thank you for calling, Mr. Green. I’m glad I was able to help. — Спасибо за звонок, господин Грин. Я был рад Вам помочь.
You're welcome, sir. Goodbye. — Пожалуйста, сэр. До свидания.
I look forward to seeing you. — С нетерпением жду нашей встречи.
Ex.3 Read an example, act it out.
Making an Appointment
- Good afternoon. May I speak to Miss Anna Craig, please?
- It’s Anna Craig speaking.
- Hello, Miss Craig. This is Laura Nelson, a lawyer from “Nelson Company”. Yesterday you left a message for me to call you back.
- Oh, hello, Ms. Nelson. I’m glad you called me back. Thank you.
- You are welcome. How can I help you?
- I was calling to make an appointment. I would like to know if I can come and see you in your office this week. It’s quite an urgent matter.
- Just a minute, Miss Craig. I have to check my diary… Well, Thursday or Friday will be all right. Which day do you prefer?
- How about Friday?
- Yes. I am a little busy in the morning but I will be available after noon.
- That would be fine. It suits me too.
- Would 2 p.m. be convenient for you?
- Yes. But is it possible to meet at 3, instead?
- O.K. It sounds perfect to me too. So I’ll see you in my office on Friday at 3.
- Thank you, Ms. Nelson. I’ll look forward to seeing you.
- Likewise. Goodbye then.
Итак, давайте пошагово рассмотрим процесс назначения встречи.
1.Начало беседы.
Связываемся и сообщаем цель звонка. Приветствуем собеседника и представляемся:
This is (your name) from (your company). – Это (ваше имя) из (название вашей компании).
It’s (your name) from (your company) here. – Это (ваше имя) из (название вашей компании).
Если на другом конце провода секретарь, то просим соединить вас с нужным вам человеком:
Could I talk to ... ? – Могу я поговорить с ...?
Could you put me through to ...? – Не могли бы вы меня соединить с ...?
Не забудьте сообщить цель звонка:
I would like to make an appointment with ... . – Я бы хотел назначить встречу с ... .
I’d like to schedule a meeting with ... . – Я бы хотел назначить встречу с ... .
Если требуется, сообщаем о степени важности:
It is urgent. – Это срочно.
It is very important. – Это очень важно.
2. Обсуждаем время встречи.
Чтобы предложить время для встречи, вы можете использовать несколько способов, которые мы сейчас рассмотрим.
Прежде всего, поинтересуйтесь, когда вашему собеседнику удобно встретиться:
When can you meet with me? – Когда вы можете встретиться со мной?
When would suit you? – Когда вам подойдет?
When are you free? – Когда вы свободны?
Предложите свой день и время.Если ваш тон общения позволяет, то можно использовать простые фразы:
Do you have time on Monday? – У вас есть время в понедельник?
Do you have time next week for a meeting? – У вас есть время для встречи на следующей неделе?
How about 10am on Friday? – Как насчет 10 утра в пятницу?
Would Wednesday be OK for you? – Среда вам подойдет?
Shall we say Tuesday in my office? – Скажем, во вторник у меня в офисе?
Maybe we could meet on Friday? – Может быть, мы могли бы встретиться в пятницу?
При построении вопросов вы можете использовать глагол to be:
Are you available on Friday at 11 o’clock? – Вы доступны в пятницу в 11 часов.
Are you free on Friday at 11 o’clock – Вы свободны в пятницу в 11 часов?
Is morning convenient for you? – Утро подходит вам?
Is Tuesday ok for you? – Во вторник нормально?
Is five alright for you? – Пять часов нормально?
It is possible to meet on Friday at 11 o’clock? – Возможно ли встретиться в пятницу в 11 часов?
Можете задействовать глагол can:
Can we meet on Friday at 11 o’clock? – Мы можем встретиться в пятницу в 11?
Также можно использовать could вместо can, это звучит более вежливо:
Could we meet next week? – Мы могли бы встретиться на следующей неделе?
Could I make an appointment with Dr Smith please? – Мог бы я назначить встречу с доктором Смитом пожалуйста?
Если вы хотите быть супер-вежливым, то ставьте в начале своих вопросов I was wondering if... (Я хотел бы знать...), только помните, что после такого начала предложения идет прямой порядок слов:
I was wondering if you have time next week. – Я хотел бы знать, есть ли у вас время на следующей неделе.
I was wondering if you are free on Monday. – Я хотел бы знать, свободны ли вы в понедельник.
Would вместо will также придаст вашему обращению вежливости:
Would Friday be convenient? – Было бы удобно в пятницу?
Would Friday suit you? – Пятница подошла бы вам?
3. Получаем ответ на предложение.
Что вы можете услышать от собеседника? Сначала это может быть какая-то общая фраза:
I just need to check my diary. – Мне нужно свериться с моими записями.
Let me see. – Давайте посмотрим.
Если время подходит, то собеседник подтверждает встречу:
That’s fine for me. – Это мне подходит.
That’s OK for me. – Это мне подходит.
Yes, it’s convenient for me. – Да, это удобно для меня.
I think that can be possible. – Я думаю, это возможно.
Yes, that would be good for me. – Да, меня это устраивает.
It would be perfect for me. – Это было бы отлично.
It suits me. – Это мне подходит.
My schedule is open all day on Tuesday. – У меня во вторник все время свободно.
Wednesday sounds fine. – Среда подходит.
Если время не подходит, то вам должны вежливо об этом сообщить. Для «смягчения» отказа используют фразы I am afraid или I am sorry в начале предложения:
I am afraid/sorry I cannot on Monday. – Боюсь, что/мне жаль, я не могу в понедельник.
I am afraid/sorry I am busy all day on Friday. – Боюсь, что / мне жаль, я занят весь день в пятницу.
I am afraid/sorry I won’t be able at three. –Боюсь, что/ мне жаль, не смогу в три.
It is going to be difficult. –Это будет сложно.
I will be out on Tuesday. – Меня не будет в офисе во вторник.
My calendar is full on Monday. – Мое расписание заполнено на понедельник.
I am sorry, I've got another meeting then. – Прошу прощения, у меня в это время другая встреча.
I am tied up all day, I am afraid. – Боюсь, что я занят весь день.
Если предложенное время не подошло, то возвращаемся к предыдущему пункту и предлагаем другое время.
4. Подтверждаем встречу и прощаемся.
Когда вы нашли время удобное для вас обоих, нужно подвести итог беседе, подтвердив дату и время и тем самым завершить разговор:
So, see you on Monday at ten. – Итак, увидимся в понедельник в десять.
So, that’s Wednesday, three o’clock. – Итак, в среду, в три.
Ex. 4 Read examples of telephone calls, translate them and act out. Make up your owns.
Телефонный разговор на английском языке. Примеры диалогов.
Диалог по телефону 1.
Receptionist 1: Cassat Company. Can I help you?
Patrick: Yes, I would like to speak to Mr. Green please.
Receptionist 1: Do you have an extension for him?
Patrick: No, I don't, but I know he is in the delivery department.
Receptionist 1: Hold on, please. I'll ring that department.
Patrick: Thank you.
Receptionist 2: Delivery department, Miss Elliot.
Patrick: Mr. Green, please.
Receptionist 2: Mr. Green is on the other line at the moment. May I tell him who's calling?
Patrick: This is Patrick Brown. Mrs. Priesley suggested that I call him.
Receptionist 2: Will you hold on or would you like to leave a message?
Patrick: I'll hold on, thank you.
Mr. Green: Mr. Green speaking; can I help you?
Patrick: Yes, my name is Patrick Brown. A mutual friend of ours, Susan Priesley, referred me to you. I am interested in changing careers, and she thought you would be a valuable source of information for me.
Mr. Green: Mrs. Priesley, of course. How can I help you?
Patrick: I would like very much to come up and speak with you. Would you be willing to give me a few minutes of your time?
Mr. Green: Well, my schedule is a little tight. When were you thinking of meeting?
Patrick: Whenever it is convenient for you.
Mr. Green: Well, can you make it after five o’clock some day next week?
Patrick: Yes, I can.
Mr. Green: Fine, then how is 5:15, Wednesday, at my office?
Patrick: Next Wednesday at 5:15 is fine. Thank you very much, Mr. Green.
Mr. Green: You're welcome. Hold on — my secretary will give you directions.
Patrick: Thank you. See you Wednesday.
Диалог по телефону 2.
Switchboard: Company X. Can I help you?
Phillip: Could I speak to Mr. Brown, please?
Secretary: Just a moment, please. . . . I'm afraid his line's engaged.
Phillip: I'll hold, (music)
Switchboard: Sorry to keep you waiting, (music)
Secretary: Mr. Brown's office.
Phillip: Can I speak to Mr. Brown, please? This is Phillip Morris from Haxter Computers.
Secretary: I'm afraid he's in a meeting. Can I take a message?
Phillip: Yes. Could you ask him to call me back. My name is Phil Morris — M-O-R-R-I-S. My number is 308 2017 and my extension is 462.
Secretary: Phil Morris. 308-2170 extension 462
Phillip: No, 2017, not 2170. .
Secretary: Sorry, 308-2017 extension 462.
Phillip: That's right. I'll be in all the day.
Secretary: Right, thank you, Mr. Morris. Goodbye.
Electronic Mail
We shall:
Identify different ways of communicating
Learn parts of an E-mail letter
Review Netiquette rules and Emoticons
Practice writing and sending an E-mail message.
Tell me, please what other ways of communicating do you know?
Possible answers:
write letters
talk on the phone
send a fax
use a video phone
send E-mail
Ex.5 Look at the different ways of communicating and compare with your answers. Ask your group mates, using this model:
Ways of communicating | |||
How often do you Do you Whom do you | write letters talk on the phone send a fax use a video phone send E-mail
| almost every day a few times about twice about once
almost never
|
a week a month a year |
Ex.6Discussing
As any other thing in the world Electronic Mail is double-sided: it has pluses and minuses, I mean advantages and disadvantages.
Optimistic view
It is fast, traditional letter- writing is time wasting.
It is short; it contains only the most necessary information.
It can be sent any day – or night-time.
The answer can be received very fast; people can discuss and chat on-line.
It doesn’t need an envelope or stamps.
An E-mail is more vivid and colorful: it can have some photo, music and video-information.
You can copy your E-mail as many times as you want and send to the different recipients
Pessimistic view
It is short, doesn’t express emotions.
E-mail writing is more expensive, not everyone can afford Internet and electronic mail.
Old people prefer traditional letters, they can’t use a computer, they can’t type, and they don’t know the rules of E- mail writing.
You always have to check your E-mail. We depend too much on a computer.
Sometimes the Internet is off and we can’t get in touch with our friends, partners or relatives.
Ex. 7 Работа в группах по текстам
Well, my dear. We’ve identified the ways of communicating. Now you will choose these emoticons to find your new group mates. The first group will read information about the format of an E- mail message. The second group will review the E- Mail etiquette rules. And the last group will learn the E-mail emoticons. Read and memories your information- as you will need it to practice your computer skills, and what’s more important- you will teach your partners from the neighbor groups. If you have some problems in understanding this new information, I am here, ready to come up and help you. So, begin reading your texts.
Parts of an E- mail format (group 1)
Have a look at the example E- mail format. Explain the different parts of the letter.
To: This is the line where the sender writes the E- mail address of the recipient.
Subject: This is the line where the sender writes what the message is about.
cc: If the sender wants to send a copy of this message to another person (other than the recipient), she/he writes the E-mail address of this person on the cc: line.
Bcc: An address written here (the blind copy line) receives a copy of the message without the knowledge of the primary recipient.
Attachment: Clicking here will allow the sender to select a file or files to be sent along with the E- mail (photos, tables, music, etc)
Message: In this section the sender types the message.
Quick list: Clicking here will retrieve a list of nicknames for E-mail addresses that the user has input earlier.
Save Draft: Clicking here allows you to save an unfinished message to complete later.
Netiquette. (group 2)
There are certain rules of etiquette that people have to follow when using E- mail.
Here are some:
Be nice. Don’t send rude messages.
Always include the subject of your message on the Subject line.
Don’t type your message in ALL CAPITAL LETTERS. Typing your message in CAPITAL letters means that you are SHOUTING.
Always add your name at the end of your message.
Observe these rules whenever you write and send E-mail messages to people!
You should always start your message with greeting and addressing. The way you will do it depends on whether it is formal or informal letter. For example:
Dear Mr / Ms / Mrs /Doctor Smith ( formal message)
Dear John/ Hi or Hello ( informal)
At the end of your message don’t forget to write some farewell phrases
(they also depend on the relationship with the recipient of your message) and sign your name like:
Sincerely yours/ Sincerely,
Thanks in advance. (т. е. "Заранее спасибо").
Thanks in advance! |
If you have less formal relation, you can use the following clichés:
Thanks/Thanks again/Talk to you later/ Love/Best wishes/See you soon,
Don’t forget to sign your name.
Emoticons. (group 3)
Emoticons are small icons that show emotions. Their aim is to show sender’s feelings, emotions, mimics etc. In an E- mail message you can’t either express or see the emotions with your own face, lips or eyes. Your recipient can’t see your gestures. That’s why there is, probably the lack of information in any electronic message. The most common emoticon is the smiley face :-). Nobody knows exactly when these graphic signs appeared. Approximately in September 1982 the Englishman named Scott E. Fahlman offered using the so-called” smiley “:- ) to bring some humor into the e-mail message.
Here are some more emoticons nowadays you can use with your E- mail messages:
:-] a big smile :-))) :-D laughter ;-) a wink
:-( a frown :-{ really sad [ ] hugs
:_ ( or :~( or :'( or :*( tears :-/ or :-\ problems
:-X shhhh! (keep silent or secret) :-0 surprised (open- mouthed)
8-) happy :-* or :-{} a kiss :@) a pig
Making an emoticon you can use a colon, a dash, a parenthesis, a square bracket, etc.
Japanese emoticons.
Japanese emoticons are of different style. They are based on the eyes’ graphics not smiley lips as in Europe or America.
(^_^) — a smile.
(^_~) or (^_-)— a wink
(_) or (skeptic or pessimistic
(=^.^=), =^_^= — a cat
^..^ — a pig
() —sad
(;_;) or (T_T) or (TT.TT)or (ToT) — cry with tears
(0_nervous
(o_o) — surprise
(-_-;) — illness
^}{^ — love
(-.-)Zzz.. — sleeping
Ex.8
Put each E- mail term next to the correct definition
|
KEYS (ключи)
Put each E- mail term next to the correct definition
|
Ex.9
Have a look at the following E-Mail message. Correct the mistakes according to the Netiquette rules.
|
KEYS (ключи)
|
Ex. 10
Match the emoticon and its definition
|
KEYS (ключи) Match the emoticon and its definition
|