Практическая работа № _
Тема: Организация и заполнение полей баз данных Access. Управление базами данных.
Цель: Научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами. Освоение приемов наполнения таблиц конкретным содержанием.
Теоретические сведения
Объекты Access:
Таблица - это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.
Запрос - объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.
Форма - объект Microsoft Access, предназначенный, в основном, для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.
Отчет - объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для печати данных.
Макросы - это макрокоманды. Макрокоманда - несколько команд сгруппированных в одну команду и ей выделена комбинация клавиш.
Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic.
Большинство баз данных имеют табличную структуру.
Поле - это элемент таблицы. Каждое поле имеет Имя. У поля задается ее тип.
Типы полей:
Текстовый, Числовой, Дата/Время, Денежный, тип объекта OLE (картинки, клипы и т.д.), тип МЕМО (длинный текст), поле Счетчик.
Запрос на выборку- выборка из итоговых таблиц данных, соответствующих заданному условию отбора или указанному параметру.
Виды запроса на выборку:
Запрос по образцу;
Запрос по параметру;
Запрос с использованием вычислений;
Итоговый запрос.
Отличительная черта любого запроса на выборку- наличие условия отбора.
Этапы создания запроса на выборку:
Выбрать пункт «Запрос» основного меню, команду «Создать».
В открывшемся диалоговом окне выбрать режим Конструктор.
Выбрать таблицы, необходимые для построения запроса. Выбор производится в диалоговом окне «Добавление таблиц», которое вызывается с помощью контекстного меню (нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт «Добавить таблицу»)
Перетащить поля, необходимые для построения запроса, в соответствующие ячейки запроса.
Запрос по образцу:
В данном запросе указывается условие отбора
Верхняя панель запроса содержит списки полей рабочих таблиц, нижняя панель определяет структуру создаваемого запроса.
Строку «Поле»заполняют перетаскиванием названий полей, участвующих в запросе, из верхней части окна.
Строка «Имя таблицы» заполняется автоматически.
В случае необходимости возможно проведение сортировки полей по убыванию (возрастанию).
Имеется возможность установить флажок скрытия полей.
По требуемому полю задается условие отбора ( например, [Цена]
Запуск запроса выполняют щелчком по кнопке!
Запрос с параметром:
Вместо условия отбора записывается команда:
Like [..:], где в скобках указывается текст, обращенный к пользователю.
Например: Like [Введите название товара]
Вычисления в запросах:
В структуру запроса добавляется новый столбец, в качестве заголовка которого записывается формула для вычисления. Формула имеет следующую структуру: Имя нового поля : [имя поля таблицы] * 100
Например: Стоимость: [Цена]* [Количество]
Итоговый запрос
К роме выбора отдельных записей и вычислений, данные запросы позволяют производить итоговые операции. Для этого необходимо в структуру запроса добавить строку «Группировка».
Это осуществляется щелчком по клавише ∑
В тех полях, где необходимо произвести вычисления, выбирают итоговую функцию из предложенного списка.
Если необходимо произвести несколько вычислений по одному и тому же полю, Его добавляют в список несколько раз.
Задание: Владелец магазина одежды заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов - в ней указаны розничные цены на вид одежды. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия В ней содержатся оптовые цены на одежду и краткая информация о поставщиках (клиенты магазина не имеют доступа к данным этой таблицы).
Технология выполнения работы:
Запустите программу Microsoft Access (Пуск Программы Microsoft Access)
В окне Microsoft Access выполните команду Файл/Создать. В правой части окна выберите Новая база данных. Появится окно Файл повой базы данных.
В окне Файл новой базы данных выберите свою папку и дайте файлу имя: Магазин-номер вашей группы. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано База данных Microsoft Access и щелкните на кнопке Создать. Откроется окно, новой базы - Магазин__ номер вашем группы: база данных.
Дважды щелкните на значке Создание→Конструктор таблиц
откроется бланк создания структуры таблицы.Для первой таблицы введите следующие поля:
| Имя Поля | Тип данных: |
| Вид одежды | Текстовый |
| Размер | Числовой |
| Цена | Денежный |
Щелкните на поле Цена. В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков равным 2.
Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле.
Поскольку здесь ни одно поле явно не претендует на «уникальность», используем поле Вид одежды. Щелчком правой кнопки мыши на поле Вид одежды откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.
Закройте окно Конструктора: При закрытии окна дайте таблице имя Товары.
Повторив действия пунктов 5-9, аналогично создайте вторую таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля:
| Имя Поля | Тип данных: |
| Вид одежды | Текстовый |
| Цена оптовая | Денежный |
| Поставщик | Текстовый |
| Телефон | Текстовый |
| Адрес | Текстовый |
| Примечание | Поле MEMO |
Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравниваю по величине, не вычитают из одного другой и т. д. Это типичное текстовое поле Ключевое поле можно не задавать - для текущей задачи оно не требуется.
| Вид одежды | Поставщик | Цена оптовая | Телефон | Адрес |
| Пальто | ООО «Старт» | 4500 | 456889 | Мира 6 |
| Костюм | ООО «Старт» | 1200 | 456889 | Мира 6 |
| Платье | ООО «Ромашка» | 1500 | 67894 | Ленина 25 |
| Брюки | ООО»Эдельвейс» | 1250 | 78554 | Мира 34 |
Аналогично заполните остальные данные
11. В окне Магазин: база данных откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием. Например.
| Вид одежды | Размер | Цена |
| Пальто | 50 | 5000 |
| Костюм | 48 | 1500 |
| Платье | 46 | 1800 |
| Брюки | 52 | 1550 |
| Кофта | 48 | 1500 |
| Женская футболка Rainbow Tiger | 44 | 450 |
| Белая мужская футболка Tabloid - Entrust | 50 | 650 |
| Хлопковая толстовка-свитшот "Бэтмен" | 42 | 350 |
| Толстовка с капюшоном Donut - Criminal Damage | 44 | 600 |
| Женская клубная футболка Life is Good - green | 48 | 700 |
12. Дополните своими записями. (5 наименований)
13. Создать связь между таблицами. Организуйте связи между таблицами «Товары» и « Поставщики» по ключевому полю Вид одежды. Для этого зайдите в команду «Работа с базами данных» основного меню, выберите подкоманду « Схема данных» и добавьте в окно просмотра все таблицы, входящие в базу данных. На экране появится схематическое изображение базы данных. Щелкните по ключевому полю любой из таблиц и, не отпуская кнопку мыши, переведите указатель к данному полю в другой таблице. Вид связи определяется программой автоматически.
14. Сформируйте простой запрос с именем «Товарные заказы».
Создание→Мастер запросов→Простой запрос→Выбрать следующие поля ваших таблиц:
Вид одежды
Размер
Цена
Цена оптовая
Поставщик
Телефон
Адрес
Примечание
15. На основании созданного простого запроса сформируйте
перекрестный запрос с именем «Основные заказы».
Создание →Мастер запросов →Перекрёстный запрос→ Выбрать поля в котором в качестве заголовков строк используются поля:
Вид одежды;
Поставщик.
Для заголовка столбца используйте поле «Размер». По полю «Цена оптовая» подсчитайте максимальное значение ( функция Мах).
16. Сформируйте запрос с повторяющимися записями с именем «Основные адреса поставщиков».
Создание→Мастер запросов→Повторяющиеся записи →Выбрать поля повторов, в котором в качестве поля повторов используется «Адрес», в качестве дополнительных полей - «Вид одежды», «Поставщик».
Технология выполнения работы:
Запустите программу Microsoft Access (Пуск Программы Microsoft Access)
В окне Microsoft Access выполните команду Файл/Открыть. В правой части окна выберите файл с именем Магазин-номер вашей группы, созданный на предыдущем занятии.
Задание 1: Создать запросы:
Создать запрос на выборку товаров, размер которых меньше 50 и оптовая цена меньше 2000. Результирующая таблица должна содержать адрес поставщика и номер телефона поставщика.
Создать запрос для выбора одежды с оптовой ценой 1500 рублей.
Создать запрос для выбора одежды 48 размера.
Создайте запрос с параметром для выбора определённого вида одежды.
Создайте запрос с параметром, позволяющий узнать адрес и телефон поставщика снабжающего Магазин определённым видом одежды.
Задание 2: Предположим, что в магазине существует три отдела: «Вечерняя одежда», «Детская одежда», «Спортивная одежда». Ваша задача подготовить итоговый отчёт, с помощью которого можно определить определённую цену и количество одежды, находящуюся в каждом отделе.
Технология выполнения работы:
Открыть таблицу «Товары» в режиме Конструктор (выделить запрос, нажать правую кнопку мыши, выбрать меню конструктор).
Добавить поле «Название отдела» и заполнить данные в таблице.
Открыть простой запрос «Товарные заказы» в режиме Конструктор и добавить поле «Название отдела».
Создать отчёт.
Выделить запрос→Создание→Мастер отчётов→выбрать поля→если необходимо задайте уровень группировки и сортировки→выбрать вид макета для отчёта (табличный, в столбец)→выбрать требуемый стиль (официальная, открытая)→дать имя отчёта→Готово
Контрольные вопросы:
Дайте определение БД и СУБД?
Дайте определение и характеристику реляционной базы данных?
Перечислите возможности, достоинства и недостатки MS Access?
Назовите основные объекты СУБД MS Access?
В чём состоит особенность создания объектов баз данных MS Access в режиме конструктор?
Каким образом производятся вычисления в базе данных?
5
